Protokol kurallarının önemi!..
Eğitim camiasının yakından tanıdığı, Bahçelievler eski Halk Eğim Merkezi Müdürü, Eğitim Uzmanı – Yazar Arif Dede siz, ON2AY Haber Sitesi takipçileri için yazdı…
Toplumsal yaşamın sürdürülebilirliği için gerekli olan kurallara insanî davranış kuralları denir. İnsanî Davranış Kuralları; ahlak kuralları, görgü kuralları, din kuralları, örf ve âdet kuralları, hukuk kurallarından oluşmaktadır.
İnsanî davranış kurallarının kamusal alanda uygulananlarına protokol kuralları, özel ve sosyal alanda uygulananlarına da görgü kuralları denir. Birçok benzerlikleri olan bu kurallara uyma ve uygulanma düzeyi toplumların uygarlık düzeyini gösterir.
Toplumsal yaşamımızda Özel alan, Sosyal alan ve Kamusal alan olmak üzere üç ayrı yaşam alanımız vardır. Özel ve Sosyal yaşam alanlarında görgü ve nezaket kuralları, kamusal (resmi) alanda protokol kuralları uygulanmaktadır.
Protokol kurallarının çok çeşitli tanımları vardır. Protokol kurallarının geniş anlamda tanımı ise “Kamusal ve toplumsal yaşamdaki; bütün etkinliklerde ve törenlerde, resmi ilişkilerde ve görüşmelerde, yazışmalarda ve toplantılarda, kabul ve ziyaretlerde davet ve ziyafetlerde yöntem ve biçim yönünden uyulması gereken kurallar bütününe PROTOKOL KURALLARI” denir. Protokol ve Görgü kurallarında da benzer kurallar bulunduğundan ve protokol kurallarının geniş tanımından da anlaşılacağı gibi protokol kuralları resmî törenlerin dışında kamusal, sosyal ve özel yaşam alanlarında da uygulanmaktadır.
Her insan yaşamında törenlere, davetlere, etkinliklere katılmak, resmî makamlarla ilişkiler içinde bulunmaktadır. Bu nedenle herkesin protokol ve görgü kurallarını bilmesi gerekli ve önemlidir.
Protokol uygulamalarında en sık yaşanan sorun önde gelme ve önce gelme sırlamasıdır. Bu konuda kurallar anlaşılır olmasın rağmen uygulamada bazen sorun yaşanmasının nedeni ilgili kişiler tarafından bu kuralın yeterince bilinmemesi veya yanlış uygulanmasıdır.
Protokolde önde gelme sırası; unvan ve rütbelere göre, önce gelme sırası ise kıdemlere (kıdem tespit edilemiyorsa) alfabetik sıraya göre belirlenir.
Protokolde sırlamalar; yürürlükte olan Devlet (Başkent) Protokol listesi, başkent dışındaki İllerde İl Protokol Listeleri, İlçelerde ilçe Protokol Listelerinde bulunmaktadır. Uygulamada mülki ve yetkili amirler tarafından gerektiğinde inisiyatif kullanılmaktadır.
Örneğin: İlçede yapılan Milli bayramda Kaymakam tarafından İlçe Millî Eğitim Müdürünün tören düzenleyen kurumun yetkilisi olarak kendisine yakın konumda bulanmasını isteyebilir. Çünkü programla ilgili talimatlar vermesi gerekebilir. Mülki amire mevzuatla verilen bu yetkinin kullanılması ile oturma düzeninde İlçe Millî Eğitim Müdürünün Bakanlıkların sıralamasına göre 11. Sırada olması gerekirken ilk sırada bulunması yanlış değildir. Kuralları bilmeyenler tarafından bu durum yanlış değerlendirilebiliyor.
Makam odalarındaki oturma ve resmi araçlarda bulunma düzeni ile ilgili kuralları bilmek ve doğru uygulamak önemlidir. Bu konuda gereken özen gösterilmez ise kişiler bulundukları konuma göre değerlendirildiğinden üçüncü kişiler tarafından yanlış anlamaya neden olabilir.
Örneğin resmi araçlarda arka sağ koltuk makam koltuğudur. Bu koltuğa makam sahibi dışında kişi oturursa yanlış anlaşılır. Makamda da oturma sırasında kuralara uygun davranılmalıdır. Kişiler bulunduğu konuma göre değerlendirildiğinden Yanlış oturmalar yanlış anlamaya neden olur. Örneğin İkili pozisyonda üstler sağda astlar solda olur, Üçlü pozisyonlarda Üst ortada, diğerleri önde ve önce gelme sırasına göre sırasıyla sağda ve solda olur.
Makama gelen konuk ve ziyaretçiler makam sahibi tarafından kendileri ile ilgilenilmesini önemserler. Konuk veya ziyaretçiler konuşurken makam sahibinin başka şeylerle meşgul olması durumunda kendisi ile ilgilenilmediği anlamına neden olur. Konuklar isteğinin yerine getirilip getirilmediğinden çok kendisine gösterilen ilgiden etkilenir. Toplumsal ilişkilerde Üslup önemlidir. Sadi Şirazi’nin dediği gibi “Yanlış üslup doğru sözün celladıdır.”
Toplumda itibar görmenin önemli unsurlardan birisi de kişinin kıyafetidir. İnsanlar kıyafeti ile karşılanır düşünceleri ile uğurlanır. Kıyafet tek başına yeterli olmayıp, davranışların da uyumlu olması gerekir. Mevlana’nın “Nice adamlar gördüm üzerinde elbise yok, nice elbiseler gördüm içinde adam yoktur.” Sözü çok anlamlıdır. Protokolde bireyler önce kendisini sonra mensubu olduğu kurumu temsil eder. Bu nedenle toplumda insanlar önce bireyin kıyafetine bakarak ilk izlenimi edinirler. Kıyafet topluma girişte bir anahtar görevi gibidir. Kıyafetinin uygunluğu yanında davranışları da uygunsa temsil görevinde başarıyı yakalamış olurlar. Kıyafet özgürlüğü anlayışı ile mesleğine, kurumuna, bulunduğu topluma yakışan kıyafete özen göstermeyenler yadırganır ve ilgi görmezler. Örneğin resmi bir davette kıyafet özellikleri belirtilmiş veya resmî törenlerde belirlenmiş kıyafetler olmasına rağmen bu özellikler uymadan davete katılmak uygun olmaz.
Protokol kurallarında İletişim önemlidir. Yapılan araştırmalara göre başarılı bir iletişime yaklaşık olarak %10 Bilgi, %30 Sese tonu %60 beden dili etkilidir. Bu nedenle iletişimde ne söylediğimizden çok nasıl söylediğimiz önemlidir.
İletişimde sen dili sen ile başlar ve sen ile biter. İnsanlar “Sen” iletilerini duymaktan hoşlanmazlar. Bunlar İlişkiye zarar verme riski taşır. Kişiler aşağılandığını ve suçlandığını hisseder. Ben dili ise ben ile başlar ben ile biter. Bir iş için emir vermek yerine rica etmek daha olumlu etki yapar. Örneğin bir amir maiyetindeki görevliye; “şu işi yap!” ifadesi yerine “şu işi yapmanı rica ediyorum” ifadesi daha uygun olur. Protokol kurallarında RİCA ETMEK EMRETMEK, ARZ ETMEK TALEP ETMEKTİR. Üstlere arz edilir astlara rica edilir. Üsluplar uygun olursa ilişkilerde ve iş hayatında herkes mutlu olur.
Göreve geç gelen bir kişiye “neden geç kaldın?” demek yerine “neden geciktiğin merak ettim.” Demek daha uygun olur. Özel kurumlar veya gerçek kişiler Resmî makamlarla ilişkilerinde ve yazışmalarında isteklerini belirtirken rica etmeleri uygun olmaz arz etmeleri gerekir.
Hangi alanda olursa olsun yapılan doğru işlerden çok hatalar gündem olur ve zaman geçse de olumsuz etkisini gösterir. Yapılan 99 doğru iş hakkında pek konuşulmazken yapılan bir hata hep konuşulur. Bu nedenle protokolde %99 başarı başarısızlık sayılır. Etkinlikten protokol hatası nedeniyle memnun kalmayan 1 kişi bu hatayı her yerde her zaman dile getirir ve olumsuz etki oluşturur. Bu nedenle beklenmedik olaylar dışında protokolde hata yapmamaya gayret edilmelidir.
Protokol kurallarının zamanla geliştirilmesi ve değiştirilmesi mümkün olabilir. Her ülkede protokol yönetiminden sorumlu kurumlar ve mevzuat vardır. Ülkemizde de Protokol yönetiminden Dış İşleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü sorumludur. Ulusal ve uluslararası alanda uygulanacak protokol kuralları Dış İşleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğünün görüşü ve Cumhurbaşkanımızın onayı ile uygulanır.
……………………………………………………………………………………………….,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,……..
on2aybahcelievler.com haber sitesinde yayınlanan makalelerin tüm bilimsel, içeriğe dair, dilsel, yasal sorumluluğu yazarlarına aittir…
